Ressourcenplanung: Wo ist Ihre Zeit am effektivsten angelegt?

Wir behaupten: Zeit ist die kost­barste und zugleich knappste Ressource in der Industrie. Nur wer es versteht, sie dort anzulegen, wo sie am meisten Wert schafft, kann unter den ver­schärften Wett­bewerbs­bedingungen von heute bestehen. Aufgaben, für die intern das ent­sprechende Know-how fehlt, werden dennoch oft nicht aus der Hand gegeben. Damit wird wert­volle Zeit ver­schwendet, die an anderer Stelle gewinn­bringend eingesetzt werden könnte.

Arbeiten in der VUKA-Welt

Volatilität. Unsicherheit. Komplexität. Ambiguität. Das sind die beschreibenden Schlagwörter für das wirtschaftliche Umfeld, in dem sich Industrieunternehmen heute bewegen. Zusammengesetzt ergeben die Begriffe das Akronym „VUKA”, das der neuen Welt ihren Namen gibt. Und diese kommt mit genauso vielen neuen Chancen wie Herausforderungen daher.

Die zunehmende Globalisierung der Märkte sowie der Einzug der Digitalisierung in sämtliche Industriebereiche bergen ein immenses Potential. Ein Potential, neue Märkte zu erschließen. Ein Potential, neue Bezugsquellen zu nutzen. Ein Potential, Prozesse effizienter zu gestalten. Und allen voran: Ein Potential, angesichts der unendlichen neuen Möglichkeiten den Fokus zu verlieren. Über die Wichtigkeit, sich auf das eigene Kerngeschäft zu konzentrieren, haben wir übrigens bereits einen Artikel mit dem Titel "Fokussierung auf das Kerngeschäft: Was können Sie am besten?" publiziert.

Komplexitätsmanagement als Wettbewerbsvorteil

Je enger die Verflechtung internationaler Märkte, desto stärker treten Spezialisierungseffekte hervor. Wo vor 20 Jahren noch eine Komplettlösung von einem einzigen Lieferpartner bezogen wurde, bestellen viele Industrieunternehmen heute im Sinne des sogenannten Direct Sourcings Einzelkomponenten von 15 verschiedenen Herstellern in vier Ländern. Dass das die Prozesse in den Einkaufsabteilungen nicht einfacher macht, liegt auf der Hand.

Dazu kommt, dass die Digitalisierung völlig neue Geschäftsbereiche schafft. Die Folge: Das globale Angebot an Industrielösungen wächst unaufhaltsam und ist kaum mehr zu überblicken. Komplexitätsmanagement wird so zu einem der bedeutendsten Wettbewerbsfaktoren unserer Zeit.

Neue Anforderungen an den Einkauf

Auf der Suche nach der günstigsten und/oder hochwertigsten Lösung gilt es für die Teams im Einkauf folglich, ein immer größeres Angebot zu screenen. Vor dem Hintergrund der aktuellen Markttendenzen führt das in vielen Fällen zu Herausforderungen:

• Kapazitätsengpass auf personeller Ebene
  Der Headcount in den Einkaufsabteilungen ist oftmals zu niedrig, um den Aufwand in den Bereichen der Angebotseinholung und des Beschaffungsmanagements intern bewältigen zu können.

• Erforderliche Kompetenzen auf kommunikativer Ebene
  Der Bezug von internationalen Produzenten verlangt den Mitarbeitenden in der Kommunikation entsprechende sprachliche und kulturelle Kompetenzen ab. Sind diese nicht vorhanden, besteht ein hohes und mitunter folgenreiches Risiko der Misskommunikation.

• Volatile Bedarfslage
  Die Prognostizierbarkeit von Absatzentwicklungen fehlt in nahezu allen Bereichen der Industrie. Das bedeutet, dass Bestellungen tendenziell mit wenig Vorlauf und oft auch unter hohem Zeitdruck abgewickelt werden müssen. Auf der Angebotsseite verschärft sich die Lage gleichzeitig durch:

• Zunehmend schlanke Läger
  Die Bestände, die in Lägern auf Vorrat gehalten werden, schrumpfen immer weiter. Und das aus durchaus nachvollziehbaren Gründen: Ein hoher Lagerstand ist teuer. Er bindet Vermögen, das sich im Lager brachliegend rasant abwertet und anderweitig gewinnbringend eingesetzt werden könnte. Deshalb setzen viele Produktionsbetriebe heute auf das sogenannte just-in-time-Prinzip, um ihre Fertigwarenlager so schlank wie möglich zu halten. Das bedeutet aber im Zusammenhang mit dem vorhergehenden Punkt auch folgendes: Kurzfristiges Bestellverhalten auf Kundenseite trifft auf abnehmende Lieferbereitschaft auf Lieferantenseite. Es kommt unweigerlich zu Lieferverzögerungen entlang der gesamten Lieferkette.

Zusammengefasst verursachen die modernen Bedingungen auf den Angebotsmärkten einen erheblichen Mehraufwand auf Seiten der Einkaufsabteilungen. Da die erforderlichen Kapazitäten, um diesen zu bewältigen, oftmals nicht ausreichend zur Verfügung stehen, wird unverhältnismäßig viel Zeit mit administrativen Aufgaben verbraucht. Einkaufsstrategische Überlegungen kommen aufgrund dessen meist zu kurz. Dabei würden genau diese wohl in vielen Fällen ergeben, dass die Auslagerung komplexer Beschaffungsprozesse an externe Handelspartner nicht nur kosteneffizientere, sondern auch effektivere Ergebnisse liefern würde. Ressourcen, die dadurch im Einkauf freigesetzt werden würden, könnten dadurch wertschöpfenderen Aufgaben zugeführt werden.

Technische Herausforderungen im Beschaffungsprozess

Auch auf technischer Seite ergeben sich durch die undurchsichtige Angebotslage und den eklatanten Fachkräftemangel vielfältige Herausforderungen:

• Auswahl von Produkten
  Die Auswahl des geeigneten Produktes für eine bestimmte Anwendung ist eine zunehmend schwierige Aufgabe. Personen, die mit der Beschaffung beauftragt werden, sind technisch nicht immer versiert genug, um selbstständig eine Auswahl treffen zu können. Um Fehlkäufe zu vermeiden, sollte darauf geachtet werden, sich von vertrauenswürdigen Partnern beraten zu lassen.
  

• Konfektionierung und Funktionalität
  Wer Einzelkomponenten statt Komplettlösungen bzw. vorkonfektionierte Systeme kauft, muss einen Mehraufwand auf interner Seite für das Zusammenfügen der einzelnen Teile mit einkalkulieren. Hier kann es aufgrund von Kompatibilitätsproblemen oder Defekten schnell zu unvorhergesehenen Mehrkosten und Zeitverzögerungen kommen. Sind die internen Kapazitäten zu knapp, um diese Aufwände zu stemmen, kann auf Partner zurückgegriffen werden, die dies übernehmen und einsatzbereite, vorkonfektionierte Lösungen liefern.
  

• Reklamation
  Speziell, wenn Lieferanten im Ausland ansässig sind und keine enge Geschäftsbeziehung vorhanden ist, können Reklamationen zu einer mühsamen Angelegenheit werden. Ein Zwischenhändler, der lösungsorientiert arbeitet und die Suche nach Ersatzteilen parallel zum Reklamationshandling abwickelt, kann in so einem Fall im wahrsten Sinne Gold wert sein.
  

• Präventive Wartung
  Vorsorge ist besser als Nachsorge. Das ist eine Binsenweisheit, die auch in der Industrietechnik gilt. Besonders bei sensiblen Gerätschaften wie USV-Anlagen ist eine regelmäßige Überprüfung unabdingbar. Denn schon ein einziger Maschinenstillstand kann einem um ein Vielfaches teurer zu stehen kommen, als die USV-Anlage selbst. Entsprechend akribisch sollte darauf geachtet werden, diese funktionsfähig zu halten. Speziell bei Klein- und Mittelbetrieben zahlt sich der Fixkostenaufwand für eine interne Bearbeitung der Instandhaltungs- und Wartungstätigkeiten allerdings nicht oft aus. Auch in diesen Fällen macht es Sinn, eine Zusammenarbeit mit externen Partnern in Betracht zu ziehen, die diese Arbeiten zuverlässig und gegebenenfalls sogar kostengünstiger erbringen können.

Der Silberstreif am Horizont

In einer derart spezialisierten Industriewirtschaft, wie wir sie heute erleben, kann kein Unternehmen mehr Experte für alle Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette sein. Die gute Nachricht ist: Das müssen die Unternehmen bzw. Sie auch nicht. Für alles, was nicht Ihr Kerngeschäft ist, gibt es heute spezialisierte Partner, an die ebensolche Aufgaben abgegeben werden können. Das spart nicht nur Geld, sondern eine noch wertvollere Ressource: Nämlich Zeit. Und zwar die Zeit, sich dem zu widmen, worauf Sie sich spezialisiert haben.